Meldepflicht zum Transparenzregister gilt ab dem 01.08.2021 für alle Gesellschaften

Handelsregister reicht nicht mehr – Meldepflicht zum Transparenzregister gilt jetzt für fast alle Unternehmen

Am 1. August 2021 tritt das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) in Kraft. Danach müssen ausnahmslos alle Gesellschaften ihre wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister zur Eintragung melden. Die Meldepflicht ist bußgeldbewehrt, wobei den erstmalig meldeverpflichteten Unternehmen Übergangsfristen gewährt werden.

1. Das Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG)

Nach der EU-Geldwäscherichtlinie sind die Transparenzregister der EU-Mitgliedstaaten miteinander zu vernetzen. Voraussetzung hierfür sind strukturierte Datensätze in einem in der europäischen Union einheitlichen Datenformat. Mit dem deutschen Transparenzregister kann dies nach Einschätzung des Gesetzgebers bislang nicht hinreichend verwirklicht werden, weil das deutsche Transparenzregister als Auffangregister ausgestaltet ist. Das bedeutet, dass denjenigen Gesellschaften, die bereits im Handelsregister oder vergleichbaren Registern (Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister) eingetragen sind, keine aktive Meldepflicht zum Transparenzregister trifft. Die meisten deutschen Unternehmen mussten sich daher bislang mit dem Transparenzregister nicht beschäftigen. Dies ändert sich nun.

Das TraFinG sieht die Umstellung des Transparenzregisters von einem Auffangregister auf ein Vollregister vor. Nunmehr sind auch diejenigen Gesellschaften, deren wirtschaftlich Berechtigte aus anderen Registern ermittelbar sind, verpflichtet, ihre wirtschaftlich Berechtigten für die Eintragung in das Transparenzregister zu melden. Für Unternehmen wird dies zu einem erheblichen Mehraufwand führen.

2. Neue Handlungspflichten für Unternehmen

Diejenigen Gesellschaften, die ihre wirtschaftlich Berechtigten bislang nicht zur Eintragung in das Transparenzregister melden mussten, müssen nun erstmalig eine Mitteilung vornehmen. Dabei ist das Folgende zu beachten:

Wer ist zur Mitteilung verpflichtet?

Die Mitteilungspflicht besteht grundsätzlich für jede „Vereinigung“ im Sinne des § 20 Abs. 1 S. 1 Geldwäschegesetz (GWG). Hierzu zählen nach neuer Gesetzeslage juristische Personen des Privatrechts (AG, GmbH, KGaA, SE, Genossenschaften, Europäische Genossenschaften, Partnerschaften, und Stiftungen) sowie eingetragene Personengesellschaften (oHG, KG, GmbH & Co. KG, Partnerschaftsgesellschaften); nicht jedoch die derzeit nicht eintragungsfähige GbR.

Eine Konzernmeldung ist nicht möglich: Jede Konzerngesellschaft hat in eigener Verantwortung ihren wirtschaftlich Berechtigten zu ermitteln und mitzuteilen.

Was ist dem Transparenzregister mitzuteilen?

Inhalt der Mitteilung sind stets die Angaben zu den unmittelbar oder mittelbar wirtschaftlich Berechtigten der Gesellschaft (§ 19 GWG). Wirtschaftlich Berechtigte im Sinne des GWG sind natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine juristische Person oder Gesellschaft letztlich steht. Dies sind diejenigen Personen, die (1) mehr als 25 % der Kapitalanteile halten, (2) mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder (3) auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben. Kann auch nach umfassender Prüfung kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden, so gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter oder der geschäftsführende Gesellschafter.

Von den wirtschaftlich Berechtigten sind (1) Vor- und Nachname, (2) Geburtsdatum, (3) Wohnort, (4) Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses und (5) alle Staatsangehörigkeiten zu erheben und dem Transparenzregister zu melden.

Wie wird die Mitteilung an das Transparenzregister vorgenommen?

Die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten kann nur elektronisch über die Webseite des Transparenzregisters erfolgen. Für die Eintragung ist eine Registrierung auf der Webseite notwendig. Weitergehende Formerfordernisse – wie zum Beispiel die Mitwirkung eines Notars – sind nicht erforderlich.

Bis wann muss die Mitteilung an das Transparenzregister erfolgen?

Die Meldung der wirtschaftlich Berechtigten hat grundsätzlich unverzüglich zu erfolgen.

Um dem Bedarf an zeitlichem Vorlauf für die erstmalig eintragungspflichtigen Gesellschaften Rechnung zu tragen, regelt das TraFinG Übergangsfristen und die Aussetzung der Verfolgung von Ordnungswidrigkeiten für einen bestimmten Zeitraum. Es gelten danach die folgenden Übergangsfristen:

AG, SE, KGaA: 31. März 2022

GmbH, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft, PartnG: 30. Juni 2022

In allen anderen Fällen (z.B. oHG, KG, GmbH & Co. KG): 31. Dezember 2022

Welche Aktualisierungspflichten bestehen?

Bei jeder Änderung in der Person des wirtschaftlich Berechtigten ist die Meldung ohne schuldhaftes Zögern durch die Gesellschaft vorzunehmen. Wichtig ist, dass sich stets alle wirtschaftlich Berechtigten aus der jeweils neuesten Meldung zum Transparenzregister ergeben müssen. Ändert sich also nur einer von mehreren wirtschaftlich Berechtigten, so sind in der Änderungsmitteilung dennoch alle wirtschaftlich Berechtigten anzugeben.

Insbesondere für Geschäftsführer von Konzerngesellschaften, die Änderungen auf der Ebene in der Gesellschafterstruktur der Konzernmuttergesellschaft oftmals nicht mitbekommen, lauern hier erhebliche Risiken. Unternehmen werden daher zukünftig als Teil des Compliance-Systems ein Überwachungssystem einzurichten haben. Dieses Überwachungssystem muss sicherstellen, dass mitteilungspflichtige Änderungen unverzüglich allen relevanten Personen innerhalb des Konzerns zur Verfügung gestellt werden.

Wer kann in das Transparenzregister Einsicht nehmen?

Die Einsichtnahme ist Behörden, „Verpflichteten“ und allen „Mitgliedern der Öffentlichkeit gestattet.“ Mitglied der Öffentlichkeit ist grundsätzlich jedermann. Dem Interesse der wirtschaftlich Berechtigten an dem Schutz ihrer persönlichen Daten versucht § 23 Abs. 1 S. 2 GWG gerecht zu werden. Danach darf die registerführende Stelle gegenüber den „Mitgliedern der Öffentlichkeit“ nur Monat und Jahr der Geburt des wirtschaftlich Berechtigten, sein Wohnsitzland und alle Staatsangehörigkeiten übermitteln. Die wirtschaftlich Berechtigten können allerdings nach § 23 Abs. 2 GWG ein schutzwürdiges Interesse an der Geheimhaltung darlegen und einen Antrag auf Beschränkung der Einsichtnahme in das Transparenzregister stellen.

Welche Konsequenzen drohen bei unterlassener oder unrichtiger Mittelung?

Ordnungswidrig handelt, wer seine Mitteilungspflicht nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erfüllt (§ 56 Abs. 1 Nr. 56 GWG). Die Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße geahndet werden, wobei die gegenüber juristischen Personen oder Personenvereinigungen verhängte Geldbuße einen Betrag von fünf Millionen Euro oder zehn Prozent des Gesamtumsatzes nicht übersteigen darf. Im Einzelnen ist der Bußgeldkatalog des Bundesverwaltungsamtes eine Richtlinie für die Zumessung der Geldbuße. Für die Praxis ist zu erwarten, dass die im Einzelfall verhängten Geldbußen deutlich hinter diesen Maximalbeträgen zurückbleiben.

Praktisch ebenso bedeutsam ist die Bekanntmachung von unanfechtbaren Bußgeldentscheidungen auf der Internetseite des Bundesverwaltungsamtes. Hier werden alle Bußgeldentscheidungen von über 200 EUR einschließlich der Namen der betroffenen Gesellschaften veröffentlicht.